Sistema de Gestão Documental Corporativa (DMS – Document Management System)
O módulo de Gestão de Documentos do KEMIS ERP foi desenvolvido para organizar, controlar e garantir a rastreabilidade de todos os documentos corporativos da empresa.
A solução permite que as organizações centralizem documentos operacionais, administrativos e regulatórios em um único ambiente seguro, mantendo controle sobre versões, responsáveis, aprovações e prazos de validade.
Para empresas certificadas em normas de gestão, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, o módulo se torna uma ferramenta essencial para garantir conformidade com os requisitos de controle de documentos e registros, permitindo manter auditorias organizadas e reduzir riscos de não conformidades.
Organização por Categorias
A área de Categorias permite estruturar os documentos de forma organizada dentro do sistema. Cada categoria pode representar um tipo de documento corporativo.
Exemplos:
Para cada categoria é possível definir alertas automáticos de expiração, notificando responsáveis antes do vencimento.
Gestão de Arquivos
A área de Arquivos concentra todos os documentos registrados no sistema, permitindo incluir descrições detalhadas e anexar arquivos.
Informações registradas:
título autor / emissor empresa departamento categoria número criação prazo retenção validade vencimento
Controle de Versões e Revisões
O sistema permite registrar revisões de documentos, mantendo controle sobre atualizações. Fundamental para documentos operacionais e procedimentos exigidos em auditorias.
rastreabilidade das alterações histórico de versões controle de revisões aprovadas
Fluxo de Análise e Aprovação
A área “Para análise” gerencia documentos que precisam passar por um fluxo de avaliação antes de serem oficializados, garantindo conformidade.
documentos aguardando análise responsáveis pela revisão prazos de aprovação registros de atualização
Responsáveis e Departamentos
Vincula cada documento a um departamento e responsável, identificando claramente quem mantém o arquivo e quem deve ser notificado sobre vencimentos, melhorando a governança.
Documentos e Anexos Relacionados
Cria redes de informação (ex: procedimento vinculado a política), facilitando o contexto. Permite também armazenar anexos, evidências ou arquivos complementares centralizados.
Assinatura Digital de Documentos
Envio de documentos para assinatura digital com validade jurídica, utilizando certificados reconhecidos pela ICP-Brasil. Garante autenticidade e elimina processos manuais.
Monitoramento e Dashboards
Visão em tempo real da situação documental, com controle automático de vencimentos e alertas para evitar a operação com documentos expirados.
Status & Vencimentos
- Em dia
- Vencendo em 30d
- Vencendo 60/90/120d
- Vencidos
Por Departamento
Visualização de volume documental por área. Facilita identificar departamentos com sobrecarga ou com alto índice de documentos próximos do vencimento.
Por Responsável
Indicadores que apontam documentos sob responsabilidade de cada usuário, listando pendências e vencimentos ativos, melhorando a gestão direta.
Benefícios do Módulo
Centralização
Todos os documentos corporativos organizados em um único sistema seguro e estruturado.
Controle e Alertas
Sistema evita vencimentos inesperados e reduz riscos operacionais com notificações automáticas.
Governança
Controle rigoroso de responsáveis, versões de arquivos e histórico completo de atualizações.
Assinatura Digital
Permite formalizar e validar documentos com força legal sem a necessidade de processos manuais de impressão.